Approval Settings instellen

Approval Settings bepalen hoeveel goedkeuringen nodig zijn voor autorisatiewijzigingen. Er zijn vier soorten goedkeuringsinstellingen:

Company Groups
Permission Set Groups
Organization Roles
Authorization Requests

Als voorbeeld kun je instellen dat Organization Roles twee goedkeurders nodig hebben, terwijl de andere types slechts één goedkeurder vereisen. Dit betekent dat elke autorisatieaanvraag met betrekking tot Organization Roles door twee gebruikers moet worden goedgekeurd, terwijl andere verzoeken slechts één goedkeurder nodig hebben.

Wanneer goedkeuring is ingeschakeld, vereist elke wijziging in autorisaties een goedkeuringsverzoek voordat deze wordt verwerkt.

Approval Permissions toewijzen aan gebruikers

Om Approval Permissions toe te wijzen, moet de gebruiker toegang hebben tot de Authorization Box. Er zijn vijf typen Approval Permissions:

Assign Authorizations
Revoke Authorizations
Create or Change Organization Role
Create or Change Permission Set Group
Create or Change Company Group

Elke goedkeurder ziet alleen de verzoeken die verband houden met zijn toegewezen permissietype. Bijvoorbeeld:

Approver 1 kan autorisaties toewijzen.
Approver 2 kan autorisaties intrekken.
Approver 3 kan zowel toewijzingen als intrekkingen goedkeuren, evenals wijzigingen in Organization Roles.

Wanneer een autorisatieverzoek wordt ingediend, wordt het doorgestuurd naar de juiste goedkeurders voor verwerking.

Authorization Requests beheren

Als je bijvoorbeeld een Permission Set uit een Organization Role wilt verwijderen, genereert het systeem een goedkeuringsverzoek. Dit verzoek moet worden verzonden en beoordeeld voordat de wijziging wordt toegepast.

Approver 3 ontvangt de melding en moet het verzoek goedkeuren voordat het wordt verwerkt.
Autorisatieverzoeken, zoals het toevoegen of verwijderen van Organization Roles voor gebruikers, vereisen ook goedkeuring.
Als een gebruiker een verwijderingsverzoek indient, ontvangen bepaalde goedkeurders mogelijk geen melding als zij niet de juiste rechten hebben.

Gebruikers kunnen verzoeken bekijken door op de link in de melding te klikken of door naar het menu Requests for Approval te navigeren.

Approval Groups toewijzen

Approval Groups maken het mogelijk om specifieke goedkeurders toe te wijzen aan bepaalde Organization Roles. Bijvoorbeeld:

Maak de "Management" Approval Group aan, waarvoor twee goedkeurders vereist zijn.
Wijs Approver 2 en Approver 3 toe aan deze groep.
Plaats de CEO Organization Role in deze groep.

Alleen de toegewezen goedkeurders van een specifieke groep kunnen autorisatieverzoeken beoordelen die betrekking hebben op die Organization Role.

Approval Defaults overschrijven

Standaard wordt het aantal vereiste goedkeurders bepaald in de General Setup. Approval Groups kunnen deze instelling echter overschrijven:

Als een Organization Role een toegewezen Approval Group heeft, volgt deze de instellingen van de groep in plaats van de algemene setup.
Het aantal goedkeurders voor een Organization Role kan alleen worden gewijzigd als deze uit de Approval Group wordt verwijderd.
Je kunt ook handmatig het aantal vereiste goedkeurders voor een specifieke Organization Role wijzigen.

Als een goedkeuringsverzoek wordt afgewezen, moet de afwijzing worden verwerkt voordat een nieuw verzoek voor dezelfde actie kan worden ingediend.

Conclusie

Door deze stappen te volgen, kun je Approval Settings effectief beheren en Approval Groups organiseren om een gestroomlijnd autorisatieproces binnen je organisatie te garanderen.

Voor meer gedetailleerde informatie, bezoek onze wiki voor veelgestelde vragen en extra begeleiding.

Bekijk de video hieronder voor meer uitleg.

Bedankt voor het lezen en tot de volgende keer!